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オフィス利用時の運用ルールの例が知りたい

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これから社内に展開しようと考えている方向けのガイドです。

運用ルールを作成に当たっての注意点

 
  • 責任者の方より事前に使い方について動画やヘルプページをご共有いただき、質問がある場合はどうしたら良いか明確に周知ください
    • ※メンバーが使い方で困らないため
  • oViceに全員が入れる状況を作る ※oViceへ参加されない方がいると結局既存ツールを利用することとなりoViceのメリットを感じていただけません
  ※コミュニケーション課題の解決に繋がりません
  • ルールはメンバー承認の上、トップダウンで導入 ※最初からルールを確定せず、お試し期間を設けてメンバー内で相談し改善しながら定着させましょう

アカウント設定ルールサンプル

 
  • 名前:本名(漢字)@部署名
  • アバター:顔写真 or 別のツールで使ってるアイコン画像
  • ステータス:今日の気分(雑談のきっかけ)
  • プロフィール:
    • ニックネーム
    • 所属

時間ルール

コアタイム有の場合

  • 朝会をoViceで開催する
    • 画面共有のオブジェクトで資料・本日のタスクを共有
    • 倍率をあげて全員が見える様にする
    • 基本的にビデオはOFF
  • 朝会以降は入退場を自由にする
  • 終礼をoViceで開催
 

コアタイムなしの場合

  • 出社したらoViceに参加
  • 入場したら、チャットで挨拶する(とチーム感がでてベター)
    • ※ 入場したらslack等一部の外部ツールに通知できるように実装可
  • 始業・終業の際には音声やチャット等で挨拶する(とチーム感がでてベター)

レイアウトで目的別スペース分け(Standardご利用のお客様向け)

  • フリーアドレスでうまくいかない企業にこの方法をお勧めしております。

既存ツールとの棲み分け

  • 予定されていないWeb会議で話す内容はoViceで
  • 即時解決できる内容はoViceで
  • テキストコミュニケーションで誤解を生みやすい内容はoViceで
  • DMチャットでする会話はoViceで
  • ファイル共有は既存チャットツールで
  • Web会議を録画したい場合は既存ツールで
 
Web hookで入退室や離席・復帰、コメントを外部連携の方法

定着のための工夫点

  • oViceに入る理由を作る(会議を行う、出欠をとる、ルールとして入室する等)
  • oViceに好感を持たないメンバーがいる場合は一度ランチタイムや簡易レクリエーションを企画して、oViceに入場するきっかけを作りまずは触ってもらう。何回か入って使ってもらうことが重要!
  • 内線を廃止して、oViceに統一
  • オフィスを縮小して、oViceメインで構成する

例外 or 最初

  • 週一のランチタイムでの利用
  • ランチ前後や終業後の休憩時間だけ使う
  • 5分間一緒に筋トレタイム
  • 定期的な飲み会の開催
  • xx曜日だけバーチャル出社dayにして、一日中参加
  • リアルタイムCSの空間として常時開放

声をかけても返事がない時

  • それでも気づかない時はお互い様なので、怒らず既存ツールで対応

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