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オフィス利用時の運用ルールの例が知りたい

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これから社内に展開しようと考えている方向けのガイドです。
▼目次
 

☝️運用ルール作成に当たっての注意点

1. oViceを使う上で質問がある場合はどうしたら良いか明確に周知する

  • メンバーが使い方で困ったときに頼る先を示してあげましょう。

2. oViceに全員が入れる状況を作る

  • oViceへ参加されない方がいると、結局既存ツールを利用することとなり、oViceのメリットを感じていただけません。
  • コミュニケーション課題の解決に繋がりません。

3. ルールはメンバー承認の上、トップダウンで導入

  • 最初からルールを確定せず、お試し期間を設けてメンバー内で相談し改善しながら定着させましょう。
 

🧪アカウント設定ルール例

下記サンプルを参考に、自社用にアレンジください。
 
  • 名前:本名(漢字)@部署名
  • アバター:顔写真 or 別のツールで使ってるアイコン画像
  • 絵文字:今日の気分(雑談のきっかけ)
  • プロフィール
    • ニックネーム
    • 所属
 
 

⏰時間ルール例

■コアタイムありの場合

  • 朝会をoViceで開催する
    • 画面共有のオブジェクトで資料・本日のタスクを共有
    • 倍率を上げて全員が見える様にする
    • 基本的にビデオはOFF
  • 朝会以降は入退場を自由にする
  • 終礼をoViceで開催
 

■コアタイムなしの場合

  • 出社したらoViceに参加
  • 入場したら、チャットで挨拶する(とチーム感が出てベター)
    • 入場したらslackやTeams等一部の外部ツールに通知できるように実装可(参考:🔔外部通知
  • 始業・終業の際には音声やチャット等で挨拶する(とチーム感が出てベター)
  • 退社したらoViceから退出(タブを閉じる)
 
 

🚪目的別スペース分け例

■スペース設定例

  • 業務スペース:いつでも声かけてOK
  • 集中スペース:まずはチャットで確認
  • 雑談スペース:ミュート解除で作業
  • 会議室:会議する時に利用
  • 休憩:休憩やお手洗いで離席する場合はコーヒーカップアイコンをクリック
 
 

💬既存ツールとの棲み分け例

  • 予定されていないWeb会議で話す内容はoViceで
  • 即時解決できる内容はoViceで
  • テキストコミュニケーションで誤解を生みやすい内容はoViceで
  • DMチャットでする会話はoViceで
  • ファイル共有は既存チャットツールで
  • Web会議を録画したい場合は既存ツールで
  • Web hookで入退室や離席・復帰、コメントを外部連携(参考:🔔外部通知
 
 

🏃‍♂️導入のハードルを低く設定する例

  • 週一のランチタイムでの利用
  • ランチ前後や終業後の休憩時間だけ使う
  • 5分間一緒に筋トレタイム
  • 定期的な飲み会の開催
  • 特定の曜日だけバーチャル出社dayにして、一日中参加
  • リアルタイムCSの空間として常時開放
 

🤐声をかけても返事がない時の対応例

  • それでも気づかない時はお互い様なので、怒らず既存ツールで対応
 

📌定着のための工夫点

  • oViceに入る理由を作る
    • 会議を行う、出欠をとる、ルールとして入室する等
  • oViceに好感を持たないメンバーがいる場合は一度ランチタイムや簡易レクリエーションを企画して、oViceに入場するきっかけを作りまずは触ってもらう。
    • 何回か入って使ってもらうことが重要!
  • 内線を廃止して、oViceに統一
  • オフィスを縮小して、oViceメインで構成する
 
 

🏢他社事例

下記ページにそれぞれまとまっておりますのでご参考になさってください。