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oViceガイド - 上級者向け

さらによりoViceを使いこなし、oViceのメリットを余すことなく利用していただくためのプロフェッショナルガイドです。

スペースへの入場方法

すでに存在するスペースにメンバーとして入る

スペース所有者より、URLの共有を受けてインターネットブラウザでアクセスしてください。

現在PC環境のchromeブラウザを推奨しております。

パブリックスペース

誰でも参加できるスペースです。 リンクをシェアするだけで、来場者は名前の入力後、入場できます。

プライベートスペース

入場制限があるスペースです。 アドミン・メンバー権限以外の方(ゲスト・来場者)は中にいる人の承認がないと入場することができません。

承認の方法は2種類あります。

1.ノック機能

こちらをご覧ください ⤵️

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  1. ゲストが入場をリクエストすると右下に通知が届きます。
  2. 通知クリックするとリクエストを許可するかどうか決めることができます。 (通知を許可する方の権限も決められます。)
  • " Call "をクリックするとリクエストをしたゲストと通話することができます。
  • 入場を許可する場合は、スペースへのRedirectをしてください。
  • 特定の会議室に誘導したい場合は、その会議室にRedirectしてください。

2.ホワイトリスト機能

中にいる人が毎回承認するのは大変なので、予め承認された人が入室可能という設定をいただくことも可能です。

この方法が2つ目のホワイトリストという機能です。

(設定例:会社利用の場合)

会社ドメインを持った人をメンバーとして入場させたい場合の設定方法

※入場される方は新規登録の上、入室する必要があります。

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(設定例:イベント利用の場合)

パスワードを知っている人のみ、ゲストとして入場させたい場合の設定方法

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oVice ユーザアカウントの登録について

<一部再掲>

スペースが「public」モードの設定である場合、 ゲストはニックネームを入力するだけで入室が可能です

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「public」モードのメリット

簡単に入室できますので、oViceを初めてご利用になられるお客様でも安心です。

「public」モードのデメリット

URLさえ知っていれば誰でも入ることができる。

バーチャルオフィスとしてのご利用におきましては「private」モードを推奨しております。

「private」モードのお部屋への入室方法は2つ。

2.対象スペースのメンバーになる

 →oVice ユーザアカウントが必要になります。

 →バーチャルオフィスとしてのご利用の際は、こちらを強く推奨いたします。

ユーザアカウントの登録手順

ユーザアカウントの登録ページへの導線は各ページの入口など、複数ありますが、

最終的には以下のURLにてご登録いただく手順となります。

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1.SNS連携の選択もしくは必要事項を記入し会員登録へと進みます。

2.認証用URLの記載されたEmailが届きますので、必ず認証してください。

3.ご登録が完了となります。

その後、メンバーになりたいスペースのURLにアクセスし

・「メンバーになりたい」ボタンをクリック or インターホンを鳴らして承認次第、入室

・一時的にpublicへ変更して入室

等の方法で、一旦スペースにお入りいただきます。

その後、管理者は各メンバーの権限を変更する事が可能となります。

ユーザーの権限

アドミン

  • 設定 (⚙️)を開くことができます。
  • 権限を変更しない限り、アドミンはスペースから退出させることはできません。
  • オブジェクトの拡大が×64まで可能。

メンバー

  • メンバー権限、固定オブジェクトの設定が可能です。(管理者よりアクセスの設定が必要)
  • 権限を変えない限りメンバーをスペースから退出させることはできません。
  • オブジェクトの拡大が×64まで可能。

※パブリックスペースの場合は来訪者とゲストの違いはありません。

 プライベートスペースの場合は以下の通りとなります。

来訪者(ビジター)

  • 来訪者はオープンスペースと会議室に自由にアクセスすることができます。
  • 24時間後には権限が解除され、再入場に許可が必要になります。
  • 来訪者はスペースから強制的に退出させることができます。
  • 来訪者は設定ページにはアクセスできません。

ゲスト

  • ゲストはオープンスペースには入れず、会議室のみに入ることができます。もし、退場したら再入場に許可が必要になります。
  • ゲストはスペースから強制的に退出させることができます。
  • 会議室以外のページにはアクセスできません。

各種設定

スペースの名前や背景、ユーザーの権限などを変更することができます。

  • 左上のロゴもしくはアイコンをクリックします。
  • ⚙️アイコンをクリックして、各種設定ページにアクセスすることができます。

👉

注意: アドミンのみ各種設定を行うことができます。

ユーザー設定

メンバー

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  • すでにメンバーもしくはアドミンとなっているメンバーが表示されます。
  • 管理者の権限はアクションの権限ボタンから可能です。

承認待ちユーザー

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  • プライベートスペースを選択した際に、入口でメンバーに登録したいと選択した人のリストが表示されます。
  • スペースのメンバーになりたいユーザーリストを確認し、承認するとメンバー権限にすることができます。

ゲスト(管理者権限付与はこちら)

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  • 過去スペースに訪問したメンバー権限以下の方々の履歴を確認することができます。ゲストが会員登録をしている(EMAILに登録がある)場合のみ管理者がメンバー・アドミン権限を付与することができます。アドミン付与を行う場合は事前に新規登録を済ませてください。
  • 新規登録:https://app.ovice.in/register

スペース設定

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  • スペース名を変更できます。
  • スペースの説明文を記入できます。(プライベートスペースの場合インターホン画面で表示されます。)
  • タイムゾーンを変更できます。
  • スペース種類(パブリック・プライベート)を変更できます。
  • スペースの背景を変更できます。

ディスプレイの表示

  • 画像
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スペース内に画像やGIFのディスプレイを追加できます。

  1. 設定用のページでimageをクリック。
  2. スペースに表示する画像やGIFを追加します。
  3. アニメーションの再生時間を設定し、スラドショートしてをピリート表示できます。
  4. 画像のサイズを設定し、幅や高さを調整します。 もしくは、画像の端にカーソルを合わせて、伸ばしたい方向にドラッグをすれば、手動でサイズ変更ができます。
  5. スペース内の画像を配置したい場所に移動させれば、位置を設定できます。
  6. "保存"をクリック。

  • 文章
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来訪者がスペース内の画像をクリックした際にメッセージを表示します。

  1. 設定用ページでTextをクリック。
  2. スペースに表示する画像やGIFを追加します。
  3. クリックした際に表示したい文章を入力します。
  4. サイズ変更や画像の位置の調整は上記の【画像】をご確認ください。
  5. "保存"をクリック。

  • 削除
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スペースからディスプレイを公開/非公開化、削除ができます。

  1. 設定用ページから、非公開もしくは削除するディスプレイを選択します。
  2. スイッチアイコンをクリックすると、ディスプレイを公開もしくは非公開に変更できます。
  3. 削除をクリックすると、ディスプレイを消去できます。

会議室の新規作成

会議室の作り方:音声ガイド付き

※機能のアップデートがありましたので一部のメニュー名・表記に差異がございます。

【この作業には管理者権限が必要です。】

  1. [設定]メニューの中にある「Rooms」を選択します。
  2. 画面左上のメニューより⚙マークを選びます。
  3. 新しいタブが起動し、会議室の一覧が表示されますので「Add」ボタンをクリックします。
  4. 会議室の詳細情報を設定するメニューが表示されます。  ■Name:部屋名(スペース内の会議室に表示されます)  ■Type:Meeting / Silentをお選びいただけます。   ・Meeting:通常の会議室   ・Silent :会話せず個人が作業に集中できる環境  ■Locked:on / offをお選びいただけます。   ・この機能は内鍵がかかっている場合に管理者権限で強制的に開ける機能です。   ・Locked onは現状特に意味をもちません。     ■会議室の位置情報   ・Column start:横移動   ・Row start:縦移動  ■会議室のサイズ情報   ・Width:横幅   ・Height:縦幅  ■Door   ドアの向きです。スペース上では🔒鍵のマークが表示される位置を意味します。   ・Top:上部   ・Bottom:下部   ・Right:右側   ・Left:左側
  5. 最後に「Submit」ボタンをクリックします。
  6. 👁️のアイコンをクリックすることで、変更した設定をプレビューできます。
  7. タブを閉じて、スペースに戻ります。

ユーザーをスペースから退出させる

何らかの理由でスペースにいるユーザーを退出させたい場合、ゲストもしくは来訪者であれば、強制的にスペースから退出させることができます。

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  • 左上のロゴもしくは三本線をクリックします。
  • 🔍をクリックするとオンライン中のリストが表示されます。
  • 退出(kick)をクリックすると退場させられます。

⚠️

注意: アドミンやメンバーは退出させられません。

Webhookを使って他ツールへ連携する

Webhookと言う技術を使うことで、oViceスペースへの入場・離席・着席・退場の動作ログを他ツールへ連携することが可能です。

今後連携方法を共有していくので、ご確認よろしくお願い致します。

スラック連携の方法

oViceの通知をslackに飛ばす方法 - Qiita

所要時間10-15分 oViceのスペースに誰かが入室した時等に通知をslackに飛ばす方法をご説明します。 写真付きで説明してるので、コードがわからない人でも大丈夫です! つまづいたポイントも掲載しておくので、 このあたりの作業に慣れている方はサンプルコードと落とし穴だけ回避してもらうとスムーズに設定できると思います。 slack用アプリの作成・設定 slack Incoming Webhooksの設定 oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する リンク: https://api.slack.com/apps ①アプリ名を入力  ②ワークスペースを選択 ③「Create App」ボタン選択 ⚠️注意点⚠️ あとでApp Name変えられるよ!って書いてるけど、信用しないでください(多分) App Nameにアンダースコアを入れてしまった結果、設定は全て正しいのに通知が飛ばず数時間無駄にしたので記号を使わない方が無難のようです。 後からApp Nameを変更しても通知は飛ばず、同じ設定でApp Nameに記号を使わず英語だけにすると通知が飛びました・・・(笑) スコープでこのアプリで使用可能な機能範囲を設定します。 ※この時点で選択したchannelにアプリがインストールされます。 追加が完了するとリストに下図のように表示されます。 「Copy」を選択してWebhook URLをコピーしておいてください。 ※後からでも参照できます。 下記、項目を設定し、OKボタンを選択します。 enter: スペースへの入場した時 leave: スペースから退場した時 away: 一時離席(コーヒーカップ)をクリックした時 memo: 一時離席中にメモを残した時 comeback: 一時離席から戻った時 前の手順でコピーしておいた「Webhook URL」を貼り付けてください。 フォーマットは下記になります {"text":"送信内容"} ※name, email, memo(memoトリガーのみ)の三つの変数が利用できます。 以上で設定完了となります!! oViceを操作してみて通知が飛ぶか試してみてください。 うまく設定できていればこんな風に指定したチャンネルに通知が飛ぶはずです。 スコープで 「chat:write」 ではなく 「call:write」 を選んでいた。スペルを形が似ていて、雰囲気で選んでしまっていた。 slack用のアプリにアンダースコアを利用した。

oViceの通知をslackに飛ばす方法 - Qiita

スラックで入場した人を通知する方法です。

Teams連携方法

oViceに入場した人をTeamsに通知する方法です。

Google Chat(Hangouts Chat)連携方法

oViceのGoogle Chat(Hangouts Chat)通知方法 - Qiita

所要時間10-15分 oViceのスペースから誰かが入場した時等に通知をGoogle Chat(Hangouts Chat)に飛ばす方法をご説明します。 写真付きで説明してるので、コードがわからない人でも大丈夫です! 注意事項 設定はGoogle Chat(Hangouts Chat)のWebhookの管理が行えるアカウントで、Google Chat(Hangouts Chat)にログインしている状態で行って下さい。 参考(Google Workspace 管理者ヘルプ) それでははじめていきましょう。 下記の流れで設定していきます。 1.通知用チャットルームの作成 2.GoogleChatの設定 3.oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する Google Chat(Hangouts Chat)で通知用のチャットルームを作成します。 ※すでに通知用チャットルームを作成済の場合 2.GoogleChatの設定 へスキップ 表示された『チャットルームを作成』画面で、チャットルーム名を入力し、『作成』ボタンを押して下さい。 ※今回はチャットルーム名を「oVice」とします。 ※その他、オプションのチェックはご自由に選択ください。 画面中央下で、通知用チャットルームが作成された表示を確認して下さい。 そのままの流れでユーザーを追加しますので『ユーザーとbotを追加』をクリックして下さい。 ユーザーの追加画面が表示されますので、入力項目からユーザーを検索。該当ユーザーを選択後に、右下の『送信』をクリックします。 ※メールアドレスでもユーザーを検索可能です。また、グループをそのまま招待することも可能です。 次に、oViceと連携させるためのGoogle Chat(Hangouts Chat)側の設定を行います。 ① 名前 これが通知用Bot名になりますので、通知用であることがわかりやすいと便利です。特に指定がない場合、「oVice」と入れてください。 ② アバターのURL 通知用Botのアイコン画像となります。ご準備されているアイコンがあれば、URLをご入力いただきアイコンを設定して下さい。特にご指定がなければ、未設定のままで大丈夫です。 Webhook URLが作成されますので、右側のコピーマークをクリックしWebhook URLをコピーして下さい。 ※この後の設定でURL情報が必要ですので、メモ帳などに上記コピーしたURLを貼り付けておいてください。 これでGoogle Chat(Hangouts Chat)側の設定は完了です。 残りはoVice側での設定のみです。 アドミン権限のユーザーでoViceにログイン。 oViceサイドバーの「スペース設定」を選択します。 。 ①When(イベントの種類): enter: スペースへの入場した時 ※今回はこちらを選択 leave: スペースから退場した時 away: 一時離席(コーヒーカップ)をクリックした時 memo: 一時離席中にメモを残した時 comeback: 一時離席から戻った時 ②Url Hook 前の手順でコピーしておいたをGoogle Chat(Hangouts Chat)の「Webhook URL」を貼り付けてください。 ③Post Data(送信内容) フォーマットは下記になります {"text":"送信内容"} ※name, email, memo(memoトリガーのみ)の三つの変数が利用できます。 以上で設定完了です! 実際にoViceのスペースに入場してみて下記のように設定を行ったGoogle Chatのチャットルームに通知が届くか確認してみましょう。

oViceのGoogle Chat(Hangouts Chat)通知方法 - Qiita

oViceに入場した人をGoogle Chat(Hangouts Chat)に通知する方法です。

Zapierを利用したoViceのGmail通知方法

# Zapierを利用したoViceのGmail通知方法(補足:Googleスプレッドシートへの追記) - Qiita

所要時間15-20分 oViceのスペースから誰かが退場した時等に通知をGmailに飛ばす方法をご説明します。 写真付きで説明してるので、コードがわからない人でも大丈夫です! oViceとGmailだけの場合では完全なノーコーディングの実現が難しいため、中継にZapierというサービスを使います。 oViceアカウント(アドミン) :Webhookの設定をするためにアドミン権限が必要です。 Gmailアカウント :送信元に使います。 Zapierアカウント:Zap(後述)を作るのに使います。数に制限はありますが無料プランのアカウントでもZapは作れます。 Zapierにおけるサービス間連携のレシピのようなものです。名前をつけて保存ができます。 トリガーとアクションからできています。 今回は、「oViceのスペースから誰かが退場したら」をトリガー、「Gmailに通知を飛ばす」をアクションとして設定します。 Zapを作る設定(Make a Zap)の概要は以下のとおりです。 1.Trigger - トリガーの設定 App Event- 連携元アプリを選びます。 Trigger Event - 連携を起こすためのトリガーを選びます。 Test trigger - トリガーをテストします。 2.Action - 連携先アプリを選びます。 Action Event - どんなアクションをするかを選びます。 Set up Action- 送るデータを成形します。 それでははじめていきましょう。 下記の流れで作成していきます。 1.Zapierアカウントの作成 2.Zapierでトリガーの設定 3.oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する 4.Zapierでアクションの設定 補足:Googleスプレッドシートへの追記 リンク先: https://zapier.com/ 上記リンクにアクセスし、Zapierアカウントを作成します。 Google等のアカウントでサインアップしてもいいですし Work Email, First Name, Last Nameを記入して「Get Started Free」をクリックでもOKです。 ZapierからWelcomeメールが送られてきて、無料アカウント作成完了です。 下記、項目を設定し、OKボタンを選択します。 When(イベントの種類): enter: スペースへの入場した時 leave: スペースから退場した時 ※今回はこちらを選択 away: 一時離席(コーヒーカップ)をクリックした時 memo: 一時離席中にメモを残した時 comeback: 一時離席から戻った時 Url Hook 前の手順でコピーしておいたZapierの「Webhook URL」を貼り付けてください。 Post Data(送信内容) フォーマットは下記になります {"text":"送信内容"} ※name, email, memo(memoトリガーのみ)の三つの変数が利用できます。 タイミングによりテストが成功しない場合は、何度か試してみてください。これでトリガー側(oVice側)の設定はおわりです。「Continue」をクリックします。 宛先メールアドレス、Subject欄(メールタイトル)、Body欄(本文)を自由にカスタマイズしていきます。(Body欄をクリックすると、トリガーテスト時に受け取ったフォーマットが選択できます。)宛先は複数指定することが可能です。(Zapを作成後に修正するときは、またこの画面で編集ができます。) 以上で設定完了です! 実際にoViceのスペースから退場してみて下記のように宛先に指定したアドレスにGmailが届くか確認してみましょう。 上記手順で作ったZapierのActionを追加してGoogleスプレッドシートに追記し、勤怠表として使用することもできます。その手順をご説明します。 ※今回の手順はGmail通知の本文と同じ内容を1セルに出力する手順ですので時間、イベント内容、名前、メールアドレスを別々のセルに出力したい場合は「Make a Zap」で新しいZapを作成して「 3.oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する」-「Post-Data(送信内容)」でname, emailを分けて取得するように設定等すると良いかと思います。 ドライブ、スプレッドシート、シート、出力箇所と出力内容を選択し「Continue」をクリックします。 ...

# Zapierを利用したoViceのGmail通知方法(補足:Googleスプレッドシートへの追記) - Qiita

Gmail連携の方法(補足:Googleスプレッドシートへ追記)

# Zapierを利用したoViceのGmail通知方法(補足:Googleスプレッドシートへの追記) - Qiita

所要時間15-20分 oViceのスペースから誰かが退場した時等に通知をGmailに飛ばす方法をご説明します。 写真付きで説明してるので、コードがわからない人でも大丈夫です! oViceとGmailだけの場合では完全なノーコーディングの実現が難しいため、中継にZapierというサービスを使います。 oViceアカウント(アドミン) :Webhookの設定をするためにアドミン権限が必要です。 Gmailアカウント :送信元に使います。 Zapierアカウント:Zap(後述)を作るのに使います。数に制限はありますが無料プランのアカウントでもZapは作れます。 Zapierにおけるサービス間連携のレシピのようなものです。名前をつけて保存ができます。 トリガーとアクションからできています。 今回は、「oViceのスペースから誰かが退場したら」をトリガー、「Gmailに通知を飛ばす」をアクションとして設定します。 Zapを作る設定(Make a Zap)の概要は以下のとおりです。 1.Trigger - トリガーの設定 App Event- 連携元アプリを選びます。 Trigger Event - 連携を起こすためのトリガーを選びます。 Test trigger - トリガーをテストします。 2.Action - 連携先アプリを選びます。 Action Event - どんなアクションをするかを選びます。 Set up Action- 送るデータを成形します。 それでははじめていきましょう。 下記の流れで作成していきます。 1.Zapierアカウントの作成 2.Zapierでトリガーの設定 3.oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する 4.Zapierでアクションの設定 補足:Googleスプレッドシートへの追記 リンク先: https://zapier.com/ 上記リンクにアクセスし、Zapierアカウントを作成します。 Google等のアカウントでサインアップしてもいいですし Work Email, First Name, Last Nameを記入して「Get Started Free」をクリックでもOKです。 ZapierからWelcomeメールが送られてきて、無料アカウント作成完了です。 下記、項目を設定し、OKボタンを選択します。 When(イベントの種類): enter: スペースへの入場した時 leave: スペースから退場した時 ※今回はこちらを選択 away: 一時離席(コーヒーカップ)をクリックした時 memo: 一時離席中にメモを残した時 comeback: 一時離席から戻った時 Url Hook 前の手順でコピーしておいたZapierの「Webhook URL」を貼り付けてください。 Post Data(送信内容) フォーマットは下記になります {"text":"送信内容"} ※name, email, memo(memoトリガーのみ)の三つの変数が利用できます。 タイミングによりテストが成功しない場合は、何度か試してみてください。これでトリガー側(oVice側)の設定はおわりです。「Continue」をクリックします。 宛先メールアドレス、Subject欄(メールタイトル)、Body欄(本文)を自由にカスタマイズしていきます。(Body欄をクリックすると、トリガーテスト時に受け取ったフォーマットが選択できます。)宛先は複数指定することが可能です。(Zapを作成後に修正するときは、またこの画面で編集ができます。) 以上で設定完了です! 実際にoViceのスペースから退場してみて下記のように宛先に指定したアドレスにGmailが届くか確認してみましょう。 上記手順で作ったZapierのActionを追加してGoogleスプレッドシートに追記し、勤怠表として使用することもできます。その手順をご説明します。 ※今回の手順はGmail通知の本文と同じ内容を1セルに出力する手順ですので時間、イベント内容、名前、メールアドレスを別々のセルに出力したい場合は「Make a Zap」で新しいZapを作成して「 3.oViceの管理画面でWebhookのURL、PostDataを登録する」-「Post-Data(送信内容)」でname, emailを分けて取得するように設定等すると良いかと思います。 ドライブ、スプレッドシート、シート、出力箇所と出力内容を選択し「Continue」をクリックします。 ...

# Zapierを利用したoViceのGmail通知方法(補足:Googleスプレッドシートへの追記) - Qiita

Gmailで退場した人を通知する方法です。

SSO設定

oViceでAzureAD SAML2.0の設定方法

ここまでお読みいただき、ありがとうございます。