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oVice活用のチュートリアル

Created
2022/8/15 2:02
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📝目次(左の三角をクリックしてご展開ください)
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oViceをバーチャルオフィスとして活用いただくに当たって、まずはじめに進めていただきたい項目をチュートリアルとしてまとめました。 「利用者が中々増えない」「皆が使い辛そうにしている」などは本記事でご案内の項目を完了できていないケースが殆どです。 最初のSTEPとして、以下6項目を確認しましょう!

STEP0:管理者/運用推進者が利用できる準備が完了している

管理者/運用推進者の会員登録と権限付与

管理者/運用推進者がスペースの設定を変更するためにはoViceへの会員登録と権限付与が必要になります。
下記ページを参照いただき、管理者/運用推進者の会員登録と権限付与を完了させましょう!
 

利用ブラウザの確認

oViceに対応のブラウザを確認しましょう。
推奨はGoogle Chromeですが、その他にも利用可能なブラウザはございます。
普段ご利用されているブラウザがoViceに対応しているかは下記ページをご確認ください。
 

セキュリティ/ネットワークの確認

ご利用のネットワーク環境によっては、oVicdの利用ができない/機能が制限される可能性がございます。
VPNや会社のネットワークから利用の方は、一度下記のページをご確認ください。
※他のメンバーと音声会話や画面共有が行えていれば原則問題はございません
 

管理者/運用推進者の通知設定の確認/完了

oViceでは他のアバターが話しかけてきたタイミングや、メンションチャットが届いた際に通知が届く通知設定がございます。
そのため、通知設定がONであれば「イヤホンの常時接続」や「oViceの画面を常時確認」の必要がありません。快適にご利用いただく上で重要な設定となりますので、設定ができていることを確認しましょう!
※ご利用の環境によってはoViceの通知設定とは別に、PCの通知設定を見直していただく必要があります。
 

はじめてガイド(主にoViceスタートアップ資料)の確認

はじめてガイドのページにoViceスタートアップ資料を用意しております。
こちらをご覧いただくと、基本操作等を把握いただけます!
 

(任意)リモートワークに関するアンケートの実施

oViceでリモートワークに関するアンケートのテンプレートを用意しております。
導入を検討しているチーム内でコミュニケーションにおける課題感を明確に把握いただくことで、メンバーに対してoViceを導入する目的や課題感を的確に伝えることができ、 導入タイミングから全メンバーの足並みを揃えて利用していただけます。
※必ずコピーしてご利用ください

メンバー様ご定着までのチュートリアル

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oViceのご利用がしっかりご定着するまで掛かる期間は、おおよそ3ヶ月程度となります! ※実はご継続プランが3ヶ月〜というのはこの理由で設定されているのです☝️ 定着に向け、STEP1-3のチェック項目を確認ください。

STEP1:メンバーへの展開準備が完了している

運用ルール作成

oViceを活用いただく上では運用ルールが必須となります。
推奨運用ルールを参考に「入退室ルール」「既存ツールとの使い分け」「その他ルール(通知設定、エリア分け)」を作成しましょう。
Teams、Googleカレンダーをご利用の場合、カレンダー連携機能をご利用いただけます。
「いま予定はあるか/話しかけられるか」の運用を楽にできる機能ですので、ぜひ設定ください。 ※ユーザー毎の設定となります

スペースのセキュリティ設定

本格的な社内利用を進める際に安心してご利用いただくためにはスペースのセキュリティ設定が必要になります。
下記項目をご確認ください。
  • (任意)メンバーホワイトリストの設定:🔑メンバーホワイトリスト
    • ホワイトリストに設定した特定ユーザーの初回入場時にメンバー権限を自動的に付与できます。メンバーホワイトリストを利用することで、セキュリティのかかったスペースであっても特定メンバーが自由に入室できるようになります。
 

レイアウト設定・変更

利用人数や用途に合わせて、スペースのレイアウトを変更いただくことで快適にご利用いただけます。
下記項目をご確認ください。
  • 固定オブジェクトの設置:📋固定オブジェクト
    • 看板やミーティングオブジェクトなど、必要なオブジェクトを設置しましょう!
  • 運用ルールのスペースへの掲示: 📰案内板
    • 作成した運用ルールをメンバーがいつでも確認できるように、スペース内に掲示しましょう! 固定オブジェクトから案内板を選択することで、スペース内へ文字情報が設置できます。
  • (任意)社内に周知したい情報が掲載された掲示板の設置
    • 案内板を利用し、社内メンバーに周知したい情報や誰でも自由に書き込みができる掲示板を設置しましょう。掲示板を活用することで、oVice内で様々な情報を周知することができます。
       

oVice操作方法の共有

利用するメンバーにoViceの使い方を共有しましょう!
🔰はじめてガイド などをご活用ください。
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案内板を活用いただき、スペース内で操作方法を掲示いただくと、 マニュアルを読んでいない方への共有も手軽に行えます
 

導入目的・意図の共有

利用するメンバーにoVice導入の目的と意図を伝えることで、活用がスムーズに進みます。 導入目的・意図が上手く伝わっていないと、「無理やり既存ツールで代替しようとする」など、oViceの活用が進まない/適切に利用されない原因となります!
下記資料を参考にいただき、運用ルールと併せてメンバー様にご共有ください。
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▼Googleスライドを開けない方はこちらからダウンロード
 
よくある課題一覧
  • コミュニケーション機会創出: 機会自体を作りたい
  • コミュニケーションコスト削減:「ちょっといい?」から会話に至るまでの工数を減らしたい
  • コミュニケーションのハードルを下げる: 話したいタイミングで話しかけられる気軽さが欲しい
  • ステータスの管理: メンバー様それぞれの現在の状態を可視化したい
  • 孤独感の解消: 「一緒に働いている感」を感じられる環境が欲しい
 

STEP2:メンバーの利用が定着に向かっている

✅運用ルールの浸透

策定した運用ルールをメンバーが順守しているか確認しましょう!
ルールが守られていない場合、現在のルールはご利用のメンバー様にとって適切でない可能性が高いです。適切な運用ルールは何度もブラッシュアップして見つかるもの。✅運用のブラッシュアップで改善が必要な部分を探し出しましょう。
 

運用のブラッシュアップ

新しいツールを触っていただけない方、触っているけど使いこなせない方は必ずいらっしゃいます。それぞれの原因を確認することで、より多くの方に活用いただくことができます。
  • ご入室されないメンバー様がなぜ入室しないのか原因を確認し対策を進める
  • アンケートを元に運用ルールをブラッシュアップする
 

(任意)推進者を増やす

oViceに詳しいメンバーが増えると、1人1人がハブとなり、利用メリットや使い方が自然に広がっていきます。 また、マネジメント層など、普段忙しく、質問が集まりがちな方々がoViceを積極的に利用されるとメンバー→マネジメント層への「ちょっといいですか」が発生しやすくなります。
そうすることで、ご利用者がoViceの価値を感じやすくなり定着への近道となります!
マネジメント層を巻き込み「oViceなしじゃきつい!」との声が挙がった活用事例
 

STEP3:定着している

運用の再ブラッシュアップ

  • 社内アンケートを再実施する
  • ご入室されないメンバー様がなぜ入室しないのか原因を再確認し対策を進める
  • アンケートを元に運用ルールを再ブラッシュアップする
 

🎉定着の確認(GOAL)

  • 理想の活用状況になっている

ご活用事例集

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他のお客様の定着までの施策や活用の事例集はこちらからご覧ください!