가상공간 도입 및 운영 가이드

 
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오비스는 귀사(社)가 종래의 사무실 개념을 탈피하여, 언제 어디서나(Anytime, Anywhere) 편리하게 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 미래지향적인 업무환경을 제공하겠습니다. 감사합니다.
 
 
 
 

1. 가상 공간 도입을 위한 가이드


in Office 현실의 사무실에 출근한 직원들은 오비스 가상 공간에 로그인합니다. 기본적으로 원격 업무를 하고 있는 동료들을 b 위하여 사내 소통은 오비스 안에서 합니다.

in oVice 가상 공간에 입장한 뒤 자신의 자리에 아바타를 위치시킵니다. 기본적으로 원격으로 통화하는 상대를 배려하여 주변 소음이 너무 시끄럽지 않은 곳에서 접속합니다.

 

1. 재택 근무와 사무실에 출근한 인원들은 서로 다른 상태를 아바타에 표시합니다.

이는 다른 동료들이 자신의 업무 환경을 짐작할 수 있도록 돕습니다.
 

2. 정기적으로 가상 공간에서 미팅을 갖습니다.

정기적인 시간에 이루어지는 미팅을 참석하기 위해서 팀원들은 자연스럽게 가상 공간에 체류합니다. 일례로 오비스는 출근 이후에 짧게나마 동료들과 미팅을 정기적으로 갖는 시간을 갖습니다. 일과를 시작하기 전에 서로의 안부를 묻는 문화는 지속적인 원격 근무 체제에서도 팀 소속감을 유지하는 데 도움을 줍니다.
 

3. 핵심 멤버들이 특정 시간에 항상 오비스에 있습니다.

전사적으로 오비스를 빠르게 도입했던 회사의 과정을 소개합니다.
  1. 커뮤니케이션이 왕성하게 일어나는 부서(i.e. TF or Project Team)가 시범 운영을 합니다.
  1. 해당 부서의 의사 결정권을 지닌 팀 리더들이 먼저 오비스에 체류합니다.
  1. 자연스럽게 팀 리더와 대화하기 위하여 소속 팀원들이 오비스에 체류합니다.
  1. 타부서와 함께하는 사내 회의도 오비스에서 합니다.
  1. 부서 도입을 확대합니다.
 

4. 사내 워크샵 혹은 회식과 같은 이벤트를 개최합니다.

가상 공간에서 일어나는 온라인 이벤트는 접근성과 참석자들의 참여도가 높은데 준비 비용이 적은 것이 장점입니다. 자주 사내 이벤트를 개최할 수록, 행사를 참여하는 과정에서 이용자들은 다양한 방식으로 기능을 활용하며 오비스 이해도가 높아집니다.
 
 

5. 오비스 관련 사내 FAQs 페이지를 만듭니다.

사내 메신저나 게시판에 오비스 이용을 위한 안내 혹은 관련 이슈나 활용법 등을 공유하는 채널을 개설합니다. 이는 가상 공간을 처음 이용하는 멤버들에게 공식 가이드보다 좋은 자료가 됩니다.
 

2. 가상 공간을 활용한 커뮤니케이션 가이드


1. 메신저로 3번이상 채팅할 내용은 오비스에서

메신저에서 3번 이상 채팅이 이루어져야 할 경우에는 곧바로 오비스에서 회의를 갖습니다. 오비스는 짧고 잦은 커뮤니케이션을 문화를 지향합니다. A 회사는 동료를 호출하기 위함과 동시에 회의록을 간단하게 남기기 위해서 회의 아젠다, 참석하는 인원, #오비스에서 태그를 사내 메신저에 남깁니다.
위 같은 방법으로 사내 메신저에 #오비스에서 태그를 검색하여 사내 회의 아젠다들을 한눈에 확인할 수 있습니다.
 
 

2. 크롬 브라우저 알림을 이용합니다.

기본적으로 오비스를 이용할 때는 크롬 브라우저 알림을 허용합니다. 허용했을 경우에는 다른 탭을 보며 작업중에 오비스 이용자중 다른 누군가 말을 걸어오면 오비스는 크롬 브라우저를 통해 사용자에게 알림을 줍니다.
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오비스 가상 공간 알림 조건 전제 조건 [조건 1] oVice가 활성 탭이 아니고 [조건 2] 최근 1분간 팝업 알림이 오지 않았을 때 알림이 오는 경우 [경우 1] @ 멘션 채팅을 받았거나, [경우 2] 자신의 아바타는 1분이상 움직임이 없는데, 다른 사용자가 자신의 가청역 범위안에 들어왔을 때
 
 

3. 대화를 위한 알림 체계를 만듭니다.

오비스 가상 공간에서 다가가서 이야기를 시작했는데 상대방이 움직임도, 응답도 없을 경우
 
  1. 오비스 안에서 @사용자이름 으로 귓속말을 합니다.
    1. → 이 경우에 상대방에게 알림이 갑니다.
  1. 그럼에도 응답이 없을 경우에 사내 메신저로 연락합니다.
 
 

4. 업무 회의는 회의실에서 합니다.

기본적으로 오비스 가상 공간은 오픈 스페이스입니다. 다른 사람이 가까이 오면 회의 내용을 엿들을 수 있습니다. 이를 방지하기 위해서는 회의실을 이용합니다.
 

3. 가상 '공간' 활용 가이드


in Office 갑자기 사람들이 말을 걸면 난처한 상황이 있을 수 있죠. 현실에서 우리는 말을 거는 타이밍을 알 수 있어서 원활하게 대화할 수 있습니다. 그러나 원격으로 근무할 때는 이 '타이밍'을 알기 어렵습니다.

in oVice 오비스는 공간을 통해 사내 커뮤니케이션은 시각화 합니다. 가상 공간을 효과적으로 나눌수록 사내 커뮤니케이션 현황판이 되어 여러분이 언제 어디서나 말을 걸 '타이밍'을 쉽게 찾을 수 있습니다.

 

1. 원격 근무 시 집중 모드나 전화중일 경우

오비스 공간에서 상대방이 갑자기 이야기를 걸어오는 상황을 피해야 하는 상황이라면 아래처럼 무음실로 이동합니다. 해당 방에 들어가면 자동으로 마이크가 음소거 됩니다. 안에서는 서로의 목소리가 전달되지 않아 항상 조용합니다.
 
 

2. 원격 근무중 잠시 자리를 비울 경우

화면 하단에 아이콘 중 커피잔 을 누르면 공간 밖으로 이동합니다. 공간 밖으로 나가는 것은 부재중을 의미합니다. 화장실을 가거나, 잠시 부득이하게 자리를 비울 때 이용합니다.
 
 

3. 가상 공간 구역별로 안내판을 설치하여 동료들의 상황을 확인할 수 있습니다.

회사마다 부서마다 팀마다 직원들의 부재 사유는 다양할 것입니다. 오비스 회사 같은 경우에는 다른 가상 공간으로 출장을 나가는 경우가 빈번합니다. 이를 다른 동료들의 업무 상황을 한눈에 파악할 수 있도록 아래 이미지처럼 공간을 활용하고 있습니다.
 

4. 외부 인원 초대를 위한 가이드


1. 외부 인원과 구분을 위해 멤버들은 프로필을 변경합니다.

외부 인원 방문이 잦은 오비스는 게스트를 빠르게 파악하기 위해서 오비스 직원들은 모두 프로필을 변경하고 있습니다. 이 방법을 통하여 오비스 관계자들은 동물 아바타가 있는 게스트의 위치를 모니터링합니다.
 
 

2. 외부 인원은 라운지 공간에만 있도록 안내하거나 바로 회의실로 초대합니다.

외부인이 사무실을 자유롭게 돌아다니는 것은 커뮤니케이션의 보안을 고려했을 때 적절하지 않습니다. A 회사의 경우에는 외부 인원의 사내 방문이 있었을 때 게스트에게 라운지에만 있도록 안내를 합니다. 혹은 로비에서 게스트가 입장 허가를 요청할 때, 멤버들은 해당 게스트를 사내 가상 공간을 거치지 않고 회의실로 바로 이동시킬 수 있습니다.
 
 

3. 중요한 손님이 방문할 때는 사전에 방문자 이메일을 화이트리스트에 등록합니다.

방문하는 손님중에는 중요한 내빈을 로비에서 기다리게 할 수 없습니다. 이때는 방문자 이메일을 화이트리스트에 추가해놓을 경우, 해당 계정은 사내 가상 공간이 비공개임에도 입장 요청없이 바로 들어올 수 있습니다.