cover image
💪

定着までのマニュアルガイドブック

Created
2021/12/14 4:15
Tags

アジェンダ

 

管理者のためのファーストto do

💡
メンバー様全体へ正式導入する前に、まずは以下6項目を確認しましょう!
 
  • スペースレイアウト設計を作成する
    • ご利用メンバー数に対して椅子の数や、会議室が足りているか確認しましょう!
      必要に応じた案内板やサイレントルームの設置も推奨しております。
      notion image
 
  • メンバー様全員がoViceを使うメリット・導入目的(課題)を理解している状態にする
    • メンバー様へのメリット訴求用資料のご用意がございますので、ご活用ください!
      このタイミングで、皆様の現在の課題についての認識も一緒に擦り合わせましょう。
      • コミュニケーション機会創出: 機会自体を作りたい
      • コミュニケーションコスト削減:「ちょっといい?」から会話に至るまでの工数を減らしたい
      • コミュニケーションのハードルを下げる: 話したいタイミングで話しかけられる気軽さが欲しい
      • ステータスの管理: メンバー様それぞれの現在の状態を可視化したい
      • 孤独感の解消: 「一緒に働いている感」を感じられる環境が欲しい
      notion image
       
  • メンバー様全体への展開方法を確認する
    • 管理者のフォローがなくてもスムーズに入室ができるように情報を展開しましょう!
       
 
  • 利用状況の把握方法を確認する
    • 把握方法の例はこちら!
      • oViceスタッフとの導入サポートミーティング実施(同時にメンバー様からの質問を解消することも可能)
      • ユーザーアンケートこちらからテンプレートをコピーしてご活用ください)
      • ユーザーログ確認(管理画面よりCSVにてダウンロード可能、詳細はこちら
 
💡
こちらは上記to doに+αで早期に実施できると尚良い施策です!
  • キーパーソンになり得る方のご協力を得て、複数名で利用推進をする
    • 影響力の高い方がoViceを積極的に使ってくださることで、定着までの初速が大きく変わります!
      ご協力者1人1人がハブとなり、利用メリットや使い方が皆様へ広がっていきます。
  • 説明会を開催する
    • 基本操作(会話・ビデオ通話・チャット・画面共有・通知設定)についてメンバー様へ説明する機会を作りましょう!
      弊社にてご用意している説明会動画もご活用いただけます。(動画はこちら ※YouTubeへ移行します)
       

契約後からご定着までのロードマップと状況別施策

💡
oViceのご利用がしっかりご定着するまで掛かる期間は、おおよそ3ヶ月程度としております!※実はご継続プランが3ヶ月〜というのはこの理由で設定されているのです☝️ ご利用状況を以下1〜6のStepに分類し、ご定着までの推奨スケジュールを以下にて記載しております。
 
Step1:運用ルールが作成されている状態 [Jump]
Step2:一部のメンバー様がoVice内に常に(コアタイム中)いる状態 [Jump]
Step3:想定メンバー様全員がoVice内に常に(コアタイム中)いる状態 [Jump]
トライアルの時点でレベル3に到達していればGood!!
Step4:業務に関わる会話ができる状態 [Jump]
Step5:雑談ができる状態 [Jump]
Step6:oVice上で新たな仕事やアイデアが生まれる状態 [Jump]
notion image
💡
以下にて状況別に推奨定着施策を提示しておりますので、レベルアップの為に是非ご活用ください!

Step1:運用ルールが作成されている状態

【Step up条件】
  • ★をマストで実行
  • メンバーの入室が開始している
 
【次のStepに達するための施策案】
  • ★入退室のタイミングを明確にする
  • ★既存ツールとの使い分けを明確にする
  • 運用ルールをスペースに掲示できている
  • 他のツールで会議中の時の操作ルールを明確にする
  • 通知設定をルールに入れる
  • エリア分けのルールを設定する(出社とリモート、話しかけてほしくないエリア、雑談を積極的に行うエリア、ラジオ体操をするエリア等)
 

Step2:一部のメンバー様がoVice内に常に(コアタイム中)いる状態

【Step up条件】
  • 想定のメンバー様全員が継続して入室できている
 
【次のStepに達するための施策案】
  • そもそもoViceを使う目的やコミュニケーション課題を認識しているか確認
  • oViceと一緒にメンバー向けの説明会を実施する
  • 新規ツールについて、使いこなせないor嫌悪感を持つ人のフォローアップをする
  • ご入室されないメンバー様がなぜ入室しないのか原因を確認する(実施アンケートテンプレートはこちら
    • アンケート結果を参考に運用ルールが適正かどうか見直す
  • 懇親会やoVice宴会を実施し、oViceに触れる機会を作る
  • 定例で行うミーティングをoViceでの実施必須にする
  • 社内に周知したい情報(社内アンケートの締め切り、有給情報など)が掲載された掲示板を作る
 

Step3:想定メンバー様全員がoVice内に常に(コアタイム中)いる状態

【Step up条件】
  • 業務に関わる会話が発生している
 
【次のStepに達するための施策案】
  • 既存ツールとの棲み分けができているか見直す→レベル1の施策
  • ミーティングを行うときのルールがあるか見直す→レベル1の施策
  • 施策を十分行っているかを確認する→レベル2の施策
  • ご入室されないメンバー様がなぜ入室しないのか原因を再度確認する(実施アンケートテンプレートはこちら
 

Step4:業務に関わる会話ができる状態

【Step up条件】
  • 業務だけでなく、雑談もoVice上で行われている
 
【次のStepに達するための施策案】
  • 雑談を積極的に行える十分なスペースがあるか確認する
  • 元来雑談文化がない場合は雑談を積極的に雑談を取り入れることを運用ルールに入れる
  • 一方向ではなく双方向のやり取りが行えるような運用ルールを入れる(指示だしではなく、質問や確認に利用する)
 

Step5:雑談ができる

【Step up条件】
  • オフィスとしては定着しており、イベント利用を検討している
 
【次のStepに達するための施策案】
  • oViceでのイベント運用のイメージを持つためにoViceや他社のイベントに参加する
  • チーム内での懇親会や勉強会で利用する(小規模イベント実施)
 

Step6:oVice上で新たな仕事やアイデアが生まれる

例えば・・・
  • 社外の方と懇親会利用する
  • 社外との共同プロジェクトスペースとして運用する
  • ウェビナーのツールとしてoViceを利用する
  • 大規模イベント(250名以上)で多階層でのイベント運用を行う
  • 収益性のある事業を開始する
  • ショールーム形式での運用ができる
  • 展示会やポスターセッション形式での運用を行う
  • oVice宴会プランを利用する
 

ご活用事例集

💡
お客様活用事例集はこちらからご覧ください!

ダウンロード用資料

💡
上記内容をPDF化しておりますので、ご自由にご活用ください!
 
※ 本資料はユーザー様の声を元に随時アップデートをして参ります。