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【簡易版】oVice管理者基本操作ガイド

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読むのにかかる時間:10分
分かること:管理画面の基本操作
出来るようになること:  ①導入チームがoViceの価値を感じやすくなる快適なスペース設定
 ②セキュリティレベルの向上など、本格利用に向けた準備
※基本操作ガイドは下記リンクをご参照ください。
※oViceを使うメリットは下記資料をご参照ください。  oViceを使うメリット(Googleスライド)
 

📝目次(左の三角をクリックしてご展開ください)

はじめに

管理者(≒アドミン)権限とは、スペース内で最も高い権限です。 管理者権限を持つユーザーは、レイアウトの変更やユーザーの管理、セキュリティレベルの変更など、スペースに対する様々な変更を行うことができます。
管理画面へのアクセスには管理者権限を保有しているoViceアカウントでのログインが必須となっております。管理画面へのアクセス方法にて紹介の方法で管理画面にアクセスできない場合、下記リンクよりログイン後、希望のスペースへアクセスしてください。 ※ログインURL:https://app.ovice.in/login

管理画面へのアクセス方法

  1. スペースにアクセス
  1. スペース内左上の三本線のマーク(赤枠)をクリック
  1. 「スペース設定」(青枠)をクリック ※「スペース設定」の表示がない場合は、 ①管理者権限を保有していない②管理者権限保有アカウントでログインができていない が考えられます。はじめにをご確認ください。
  1. 別タブで管理画面が開きます 管理画面は左側がメニューバー(赤枠)になっており、選択したメニューに対応したページが右側に表示されます。
 

管理者権限を複数人で持つ方法

管理者権限は、既に管理者権限をお持ちのユーザーからであれば、会員登録済みのユーザに限り、複数人へ上限なく付与が可能です。

<これから管理者になる方に依頼すること>

  1. oViceへの会員登録(https://app.ovice.in/register
  1. oViceへのログイン(https://app.ovice.in/login
  1. 該当のスペースへのアクセス
下記関連記事をお渡しいただくとスムーズです。
※新規会員登録の関連記事:🔰スペースへの入室方法(社内共有向け)

<既存管理者側の手順>

  1. 管理画面を開く
  1. Userのゲスト(赤枠)をクリック
  1. 該当のユーザーを見つける ※<これから管理者になる方に依頼すること>が完了していることを確認してください
  1. 右側の権限ボタン(青枠)をクリック
  1. ポップアップ内でアドミン(緑枠)をクリック ※会員登録済み(メール欄が空白でない)ユーザーのみ、管理者権限を付与できます
  1. 保存(赤枠)をクリック
※権限付与の関連記事:🤝権限付与(ユーザー設定)
 

スペース設定について

スペース設定項目(赤枠)は各種スペースの全体設定を管理する項目です。 重要な項目をピックアップしてご紹介いたします。
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各設定を変更した場合には都度右上の保存ボタンを押して設定を保存してください。

<Space Domain>

スペースのサブドメインを変更することが可能なセクションです。 サブドメインとは「https://○○.ovice.in/」の「○○」の部分です。
変更できる文字列は、英数3文字以上かつ、記号は-のみです。
サブドメインを変更すると利用者全員がアクセスするURLが変更になります。 以前のURLは404エラーとなりアクセスができなくなりますのでご留意ください。
※Space Domainの関連記事:スペースドメイン変更

<スペース名>

下記箇所に表示されるスペースの名前を変更することができるセクションです。 スペースの表示名を自由に変更することが可能です。
※右画像の緑枠の部分は「スペースの説明文」のセクションで設定が可能です。
※スペース名の関連記事:スペースの名前/説明文の設定

<スペースの種類>

スペースの種別を変更できるセクションです。 デフォルトでは「パブリックスペース」に設定されております。
各種の詳細は下記をご参照ください。

パブリックスペース

スペースのURLを知っている全てのユーザーがアクセスできます。 会員登録など、特別な設定が不要なため、気軽にご利用したい場合には有効です。

プライベートスペース

メンバー権限以上のユーザーなど、条件に当てはまるユーザーのみが入室できるようになります 社内のメンバーのみのアクセスにしたい等、セキュリティを高めて利用を行う場合にご利用ください。
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プライベートスペースを選択すると以下の設定ができます。
  • ノックの有無(赤枠) 「ノックあり」の場合、入室権限を持たないユーザーがノックを行い、スペース内の特定ユーザーが対応をすることで、スペースへの入室が可能となります。 「ノックをなし」にすると来訪者権限以下の方がスペースに入れなくなります。 メンバーホワイトリストおよび来訪者ホワイトリストの設定を併用することで、ノックを利用せず、条件に合致するユーザーのみをスペースに入室させることが可能になります。 ※入場者制限の関連記事:🚪スペース入場者の制限方法
  • ノックサウンド選択(緑枠) ノックボタンを押した際に鳴るサウンドを選択できます。
  • ノックサウンドの音量調整(オレンジ枠) ノックを行った際のサウンド音量が調整できます。 ※ノックサウンドは入室許可の権限を持っているユーザーのみが聞こえます。
  • 入室許可の権限(青枠) ノックの通知が飛び、入室許可選択が可能なユーザーの権限を決めることができます。
※スペースの種類の関連記事:🚪スペースの種類の変更

<レイアウト>

oViceスペースの背景画像は適宜変更が可能です。 変更する場合に追加費用はかかりませんので自由に変更を行ってください。 ※レイアウト設定の関連記事:レイアウトの変更
変更は2つの方法があります。

テンプレートから選択

oViceのデザイナーが作成したデフォルトのレイアウトテンプレートからお気に入りのレイアウトを選択していただくことが可能です。
  1. レイアウトセクションに入っている画像の一覧から利用イメージに合いそうなものをクリック
  1. スペース設定画面最上部右側の「保存」ボタンをクリック
※スペースサイズごとのレイアウトサンプル集:🖼️レイアウト

アップロード

独自に作成していただいたJPEG形式の画像ファイルをアップロードすることが可能です。
アップロードできるファイルサイズはスペースのサイズごとに異なります。
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Basic/Meetupサイズ (最大同時接続50名) = 500KB Standard/Conferenceサイズ (最大同時接続200名) = 1MB Organization/Exhibitionサイズ (最大同時接続500名) = 3MB
  1. レイアウトセクションの「レイアウトをアップロードする」ボタンをクリック
  1. PCのローカルファイルからアップロードする画像を選択
  1. スペース設定画面最上部右側の「保存」ボタンをクリック
自分で画像を作るのは大変!既存のレイアウトの一部を変えたらうまく運用できるかも!という方向けにレイアウトのセルフリフォーム をご用意しております。
※オリジナルレイアウトの関連記事:🖼️オリジナルのレイアウトを使いたい

<権限別機能制限>

スペースで使える機能を、以下のユーザー権限ごとに制限できます。
・ADMIN=管理者権限保持者 ・MEMBER=メンバー権限保持者 ・VISITOR=来訪者/ゲスト権限保持者
 
設定の手順
  1. オブジェクトの権限設定セクションを表示
  1. 各権限ごとに個別で立ち上げてほしくないオブジェクトのチェックを外す ※デフォルトは全て許可状態になっています。
  1. オブジェクトの権限設定セクション右上の「保存」ボタンをクリック
(例)VISITORを「画面共有」「ミーティング」「Zoom」の許可とした場合
設定画面例
ゲスト入室時の操作画面例
※オブジェクトの権限設定の関連記事:オブジェクト権限の設定

会議室設定

<新しく会議室を作る方法>

  1. 設定メニューから「会議室」(赤枠)をクリック
  1. 設定済みの会議室一覧が表示される→右上「追加」ボタン(青枠)をクリック
  1. 会議室の詳細情報を設定するメニューがポップアップで表示される
      • Name(赤枠):部屋名(スペース内の会議室上に表示されます)
      • Type(青枠):Meeting / Silentをお選びいただけます。
        • Meeting:通常の会議室
        • Silent :音声会話ができず、個人が作業に集中できる環境
      • Locked(黄枠):特に設定は不要 ※この機能は内鍵がかかっている場合に管理者権限で強制的に開ける機能です。 ※特に会議室の鍵の有無を選択できるものではありません。 ※すべての会議室に内鍵の機能が付随しております。
      • 会議室の位置情報(緑枠
        • Column start:横移動
        • Row start:縦移動
      • ドア:特に意味はありませんのでお好きなものを選択してください(今後なくなる予定)
      • 会議室のサイズ情報(オレンジ枠) ※1マス1人分の会議室スペースとなります。
        • Width:横幅
        • Height:縦幅 例)横幅3 × 縦幅2 = 6人部屋
  1. 最後に「Submit」ボタン(紫枠)をクリックして完了です

<すでにある会議室を編集する方法>

  • 【Edit】は既存の会議室の編集機能です。(赤枠) (会議室に入れる人数や設置場所・会議室の名前を変更できます。)
  • 【Disable】は会議室を無効化する機能です。(青枠) 管理画面上に設定は残存するが、スペースには顕在しないようになります。
  • 【Delete】会議室を削除する機能です。(緑枠
※会議室設定の関連記事:👥会議室設定

固定オブジェクト設定

固定オブジェクトはスペースに常設で看板やオブジェクトを設置することができる機能です。 ※設定は管理者権限保有者とメンバー権限保有者のみ可能です。
 
設定の手順
  1. 管理画面を開く
  1. 左側メニューバーの設定にある「固定オブジェクト」ボタン(赤枠)をクリック
※固定オブジェクトの関連記事:📋固定オブジェクト

<すでにある固定オブジェクトを編集する方法>

すでに設定されている固定オブジェクトは固定オブジェクトページを下にスクロールすると一覧で表示されます。
固定オブジェクトの編集、非表示化/表示化、削除ができます。

・内容を編集する方法

  1. 固定オブジェクトページを下にスクロールして一覧を表示
  1. 編集したい固定オブジェクトの左側にあるチェックボックス(赤枠)をクリック ※編集は複数チェックボックスにチェックが入っていると進めません。 ※1つずつ実施してください。
  1. 左上の「編集」ボタン(緑枠)をクリック
  1. 編集画面に自動的に移動するので内容を編集する
  1. 「保存」ボタン(青枠)をクリック

・スペース上に表示されているものを非表示にする  非表示になっているものを表示する方法

  1. 固定オブジェクトページを下にスクロールして一覧を表示
  1. 表示/非表示を切り替えたい固定オブジェクトの左側にあるチェックボックス(赤枠)をクリック ※表示→非表示、非表示→表示は同時に一括でチェックを入れると入れ替えが可能です。 ※非表示になったオブジェクトはスペース上表示されなくなりますが、管理画面上には残ります。
  1. 左上の「Activate/Deactivate」ボタン(緑枠)をクリック

・固定オブジェクトを削除する方法

  1. 固定オブジェクトページを下にスクロールして一覧を表示
  1. 削除したい固定オブジェクトの左側にあるチェックボックス(赤枠)をクリック ※複数チェックを入れると同時に削除が可能です。 ※削除したオブジェクトは復元できません。
  1. 左上の「削除」ボタン(緑枠)をクリック

<案内板>

掲示板のような文字板を設定することができます。
  1. 固定オブジェクトページの案内板(赤枠)をクリック
  1. スペース画面上で案内板を編集できる権限を選択(青枠
  1. 案内板の背景色を選ぶ or 背景色の濃さを決める(緑枠
  1. 案内板の枠線の色や太さを変える(オレンジ枠
  1. 案内板に影をつけない場合にはチェックを外す(黄枠
  1. 案内板に表示する内容を入力する(青枠) 文字サイズの変更を含む書式変更や文字へのハイパーリンク挿入や画像挿入を行う(赤枠
  1. 案内板の大きさを調整する(緑枠) ※右側のプレビュー画面で拡大縮小することも可能です。
  1. 案内板を設置する場所を決める(オレンジ枠) ※右側のプレビュー画面でドラッグ&ドロップで移動することも可能です。
  1. 1~8が完了したら「保存」ボタン(赤枠)をクリックして設定完了
※案内板の関連記事:📰案内板

<テキスト>

画像をクリックすると案内板がポップアップ表示される機能です。
  1. 固定オブジェクトページのテキスト(赤枠)をクリック
  1. スペース上に表示させる画像をPCローカルフォルダからアップロード(青枠
  1. 画像をクリックした後に表示するテキストの内容を入力する(黄枠) 文字サイズの変更を含む書式変更や文字へのハイパーリンク挿入や画像挿入を行う(緑枠
  1. スペース上に表示させる画像の大きさを調整する(オレンジ枠) ※右側のプレビュー画面で拡大縮小することも可能です。
  1. スペース上に表示させる画像を設置する場所を決める(紫枠) ※右側のプレビュー画面でドラッグ&ドロップで移動することも可能です。
※テキストの関連記事:📌テキスト

<アニメーション>

スペースに設定する画像にさまざまな動きを持たせることができる機能です。
  1. 固定オブジェクトページのアニメーションをクリック(赤枠
  1. スペースに表示させる画像をPCローカルフォルダからアップロード(青枠
  1. 「On Click Image URL」のプルダウンから希望する機能を選択する(緑枠
  1. スペース上に表示させる画像の大きさを調整する(オレンジ枠) ※右側のプレビュー画面で拡大縮小することも可能です。
  1. スペース上に表示させる画像を設置する場所を決める(紫枠) ※右側のプレビュー画面でドラッグ&ドロップで移動することも可能です。
[ On Click Image URL ]で選択できる項目は下記の通りです。
それぞれの項目で設定する内容と挙動が変わります。

・Static

特に機能を持たない画像を設置するときに使用します。
スペースの装飾にお役立てください。
※スペース上で画像をクリックしても何も起こりません。

・Animation

スペース上に設定した画像をクリックするとGIFアニメーションが動くように設定することができます。
ここのURL設定画面にはGIFのURLを貼り付けてください。

・Page Jump

指定したURLに同じタブ内で遷移する設定ができます。
 

・Open Tab

指定したURLを別タブで開かせることができる機能です。
スペースのタブも保持するため、資料となるようなWebページの設置等に有効です。
 
※アニメーションの関連記事:🐈アニメーション

<Other>

ミーティングオブジェクト、スピーカーオブジェクト、Youtubeオブジェクト、埋め込みオブジェクト、ライブストリームオブジェクトをスペース内に常設できる機能です。
  1. 固定オブジェクトページのOtherをクリック(赤枠
  1. 設置するオブジェクトを選択(青枠
  1. 設置されたオブジェクトに対して操作できる権限を決める(緑枠
  1. スペース上に表示させる画像を設置する場所を決める(オレンジ枠) ※右側のプレビュー画面でドラッグ&ドロップで移動することも可能です。
設置することができるオブジェクトの中で、よく利用されるミーティングオブジェクトをご紹介します。

・ミーティング

ミーティングオブジェクトを固定設置しておくことで、ちょっとしたミーティングでの利用など、人が集まりやすいスポットを作ることができます。
権限を来訪者にしておくことで、誰でも線でつながってグループ通話をすることができるスポットとして活用いただけます。 権限をメンバーやアドミンにすると、設定した権限以上のユーザーだけが線で繋がることができるようになります。
※Otherの関連記事:Other